W proponowanym artykule zastanowimy się, jak zaplanować program wolontariacki: jak zaczerpnąć pomysł na wolontariat z misji organizacji i dopasować go do naszych potrzeb. Jak myśleć o wolontariacie strategicznie i wpisać go w nasze działania, żeby przynosił korzyści i nam organizatorom, i wolontariuszom, i odbiorcom naszych działań.
Jak ułożyć wolontariat, aby wynikał z misji i wizji organizacji?
Wszystkie działania podejmowane przez członków, pracowników i wolontariuszy organizacji muszą być spójne. Powinny wynikać z jej misji i wizji, określonej w statucie oraz rozpisanej w dokumentach programowych.
To dość oczywiste stwierdzenie nie zawsze sprawdza się w praktyce, co niestety zazwyczaj szybko staje się widoczne. Gdy obserwujemy różne fundacje i stowarzyszenia, czasem szybko stwierdzamy, że wiemy, po co one zostały powołane, dlaczego, jak i na czyją rzecz działają. Możemy jednak pomyśleć dokładnie na odwrót. Mamy wtedy mieszane uczucia i zastanawiamy się: „Dlaczego oni się do tego wzięli?”.
Kiedy odbiorcy naszych działań doświadczają tego drugiego wrażenia, tracą do nas zaufanie i powoli się od nas odwracają — zresztą nie tylko oni, lecz także chociażby potencjalni sponsorzy. Takiej sytuacji chce uniknąć każdy zarząd, dlatego to tak ważne, aby podejmować działania zgodne z misją i charakterem naszej organizacji. Dotyczy to również wolontariatu, i to zarówno tego, czy w ogóle chcemy rozpocząć przygodę z wolontariatem, jak i tego, do jakich działań pragniemy zaprosić wolontariuszy.
Czasami wolontariat pojawia się w instytucji niejako samoistnie, w nie do końca zaplanowany sposób — na przykład do naszych drzwi puka ktoś, kto chce pomóc, albo przy okazji jakiegoś wydarzenia wspierają nas osoby spoza zespołu, które potem z nami zostają. Niekiedy prowadzenie wolontariatu jest wymogiem konkursu grantowego, więc planujemy minimum, żeby spełnić określone warunki. Bywa i tak, że pomysł rodzi się świadomie w zespole i wynika z jakiejś konkretnej potrzeby.
Bez względu na to, skąd wzięła się idea wolontariatu w naszej organizacji, powinniśmy podejść do tematu odpowiedzialnie, profesjonalnie i metodycznie. Zróbmy to dla dobra organizacji i wszystkich jej interesariuszy — zwłaszcza tych nowych, czyli naszych przyszłych wolontariuszy.
A zatem co zrobić, aby dobrze wcielić w życie pomysł na wolontariat?
Zacznijmy od sprawdzenia naszego statutu. Czy działalność wolontariacka została w nim przewidziana i zawarta? Jeśli nie, będziemy potrzebować zmiany statutu, przeprowadzonej zgodnie z jego zapisami.
Sprawdźmy również, czy zadania (na razie wstępnie zarysowane), które chcemy powierzyć wolontariuszom, wpisują się w naszą misję, czy też należy ją dopisać. A może zaistnienie wolontariatu w orbicie naszych zainteresowań stanie się świetną okazją, aby sprawdzić dokumenty założycielskie, odświeżyć misję i wizję, a wręcz ułożyć je na nowo? Nie bójmy się tego procesu. Każda organizacja co jakiś czas powinna sprawdzić, czy jej założenia odpowiadają na potrzeby nowych czasów i sytuacji.
Jak sprawić, aby wolontariat był odpowiedzią na potrzeby organizacji, wolontariuszy i odbiorców naszych działań?
Spróbujmy zrobić listę naszych interesariuszy i wybierzmy spośród nich te osoby, dla których program wolontariacki ma znaczenie. Zgromadźmy potencjalne potrzeby tego grona i zastanówmy się, na które z nich możemy odpowiedzieć wolontariatem. To ważne, abyśmy trafnie określili zakres działań wolontariuszy i zastanowili się, czy jest on odpowiedni. Dobre praktyki pokazują, że ochotnicy nie powinni być angażowani na stanowiskach analogicznych do pracowników. Powinniśmy też dopasować liczbę zadań do formy pracy wolontariackiej – z założenia niepełnoetatowej, nie zawsze regularnej.
Oto aspekty, które warto przeanalizować, aby wolontariat trafnie odpowiadał na potrzeby organizacji:
cele programu wolontariackiego,
działania i zadania, do których zapraszamy wolontariuszy,
wartości, na których opieramy współpracę z wolontariuszami,
zasady realizacji wolontariatu oraz współpracy z organizacją,
kwestie formalne (zgody, umowy, rezygnacja ze współpracy itp.),
profil idealnego wolontariusza,
świadczenia dla wolontariuszy,
rekrutacja (metoda ogłoszeń, osoba odpowiedzialna, kryteria rekrutacyjne),
wdrożenie i przeszkolenie wolontariuszy,
system monitorowania, motywowania, wspierania i doceniania wolontariuszy,
ewaluacja działań wolontariuszy,
rola koordynatora wolontariatu,
rola innych pracowników i członków zespołu instytucji.
To tylko wybrane zagadnienia, które pozwalają metodologicznie patrzeć na wolontariat w organizacji i nie wylać dziecka z kąpielą. Po więcej zapraszamy do naszej publikacji „Dobry wolontariat krok po kroku".
Publikacja powstała w ramach projektu „Dobry wolontariat krok po kroku – budowa i rozwój wolontariatu w organizacjach pozarządowych”. Projekt finansowany ze środków NIW CRSO w ramach programu NOWE FIO 2021-2023.
Źródło: Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu