Asystent ds. Zasobów Ludzkich

Detale

Misja i cele

Misja IOM na Ukrainie została założona w 1996 roku. Zgodnie z globalną strategią IOM Ukraina ma na celu pogłębienie zrozumienia szans i wyzwań związanych z migracją w kontekście ukraińskim. Misja IOM na Ukrainie zapewnia pomoc osobom wewnętrznie przesiedlonym (IDP) i osobom dotkniętym konfliktami, zwalcza handel ludźmi, pomaga rządowi w radzeniu sobie z nielegalną migracją, ulepszaniu systemu zarządzania migracją oraz tworzeniu praktyk i polityk zdrowotnych uwzględniających migrantów . IOM wspiera rozwój kompleksowej i opartej na dowodach polityki migracyjnej oraz legislacji zgodnej z normami międzynarodowymi oraz buduje zdolność rządu do wykorzystania rozwojowego potencjału migracji, m.in. poprzez tworzenie zachęt dla inwestycji przekazów pieniężnych migrantów i oferowanie opartych na dowodach porad politycznych w celu usprawnienia zarządzania migracją zarobkową. W ciągu 24 lat obecności na Ukrainie IOM udzieliła pomocy ponad pół milionowi migrantów (Ukraińców i innych narodowości), przesiedleńców wewnętrznych, potencjalnych migrantów, ofiar handlu ludźmi i innych wrażliwych grup, bezpośrednio lub za pośrednictwem partnerów projektu.

Kontekst

Pod ogólnym nadzorem szefa misji (CoM) i starszego urzędnika ds. zarządzania zasobami oraz pod bezpośrednim nadzorem krajowego urzędnika ds. zasobów ludzkich wybrany kandydat będzie odpowiedzialny za zadania kadrowe i administracyjne.

Opis zadania

1. Wsparcie procesów rekrutacyjnych w biurze poprzez koordynację publikacji ogłoszeń o pracę/specjalnych ogłoszeń o pracę, przyjmowanie i sortowanie aplikacji, umawianie na rozmowy kwalifikacyjne i testy, przygotowywanie wszelkiej wymaganej dokumentacji i materiałów, wysyłanie komunikatów do kandydatów, kontakt z byłymi pracodawcami w celu sprawdzenia referencji i wszelkie inne powiązane czynności zgodnie z przydziałem. 2. Wykonywanie czynności poprzedzających zatrudnienie, takich jak przygotowanie dokumentacji Entry On Duty (EOD) i gromadzenie dokumentacji uzupełniającej, koordynacja badań lekarskich EOD, kontynuacja ze służbami medycznymi ubezpieczenia zdrowotnego (Manila lub Panama) w zakresie zwolnień lekarskich, koordynacja sesji zapoznawczych, zorganizowanie odprawy bezpieczeństwa i badań lekarskich, włączenie do planów ubezpieczeniowych w stosownych przypadkach, utworzenie akt osobowych itp. 3. Wykonywać przydzielone role w PRISM HR, zwracając szczególną uwagę na spójność i dokładność danych; wprowadzać i utrzymywać dane na podstawie zezwoleń i dokumentacji pomocniczej; monitorować i śledzić sytuację kontraktową i uprawnienia oraz generować raporty, przedłużenia kontraktów, działania personelu i inną powiązaną dokumentację. 4.Pełnić rolę Strażnika Czasu w PRISM; utrzymywać, aktualizować i uzgadniać limity urlopów na podstawie dokumentacji uzupełniającej; generować i edytować raporty urlopowe; udzielać odpowiedzi na ogólne pytania dotyczące administrowania urlopami; personel przewodnika na żądanie i procedura zatwierdzania w PRISM. 5.Wspomaganie procesów separacji, klasyfikacji, reklasyfikacji i promocji poprzez gromadzenie niezbędnej dokumentacji, sporządzanie formularzy, wykonywanie podstawowych obliczeń, uzyskiwanie zgód i koordynacja z odpowiednimi jednostkami w Biurze Regionalnym i Centrach Administracyjnych. 6. Aktualizowanie i utrzymywanie systemów archiwizacji elektronicznej i fizycznej w jednostce, w tym akt osobowych wraz z całą dokumentacją towarzyszącą, akt rekrutacyjnych, polityk kadrowych, regulaminów, wytycznych i instrukcji, kontroli wewnętrznych itp. 7. Sporządzanie projektów świadectw pracy, wypowiedzeń, pism, raporty, prezentacje, wykresy, aktualizować schemat organizacyjny i wspierać terminowe składanie dokumentów. 8.Wspieranie organizacji spotkań, szkoleń i innych wydarzeń związanych z zasobami ludzkimi poprzez prowadzenie działań logistycznych, takich jak aranżacja zaplecza konferencyjnego, sprzętu, materiałów, przygotowywanie korespondencji oraz redagowanie i kompletowanie dokumentów. 9. Odpowiadać na ogólne zapytania dotyczące polityki kadrowej.

Kryteria kwalifikacji

Wiek

18 - 26

Narodowość

Kandydat musi być obywatelem lub legalnym rezydentem kraju przydziału.

Wymagania

Wymagane doświadczenie

2 lata doświadczenia w HR, Business Administration. • Atutem będzie wcześniejsze doświadczenie w pracy z międzynarodowymi organizacjami humanitarnymi, instytucjami/organizacjami pozarządowymi lub rządowymi w środowisku wielokulturowym. • Biegła obsługa aplikacji Microsoft Office np. Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook; wcześniejsze doświadczenie w SAP jest niewątpliwą zaletą; •Dbałość o szczegóły, umiejętność uporządkowania dokumentacji; •Dyskretny, zorientowany na szczegóły i klienta, cierpliwy i chętny do nauki nowych rzeczy

Obszar(y) specjalizacji

Administracja, Zasoby ludzkie

Prawo jazdy

-

Języki

Ukraiński, Poziom: Biegły, Wymagany Angielski, Poziom: Biegły, Wymagany

Wymagany poziom wykształcenia

Tytuł licencjata lub równoważny w dziedzinie zasobów ludzkich, administracji biznesowej, psychologii uzyskany w akredytowanej instytucji akademickiej z co najmniej dwuletnim doświadczeniem zawodowym. Lub Dyplom / świadectwo ukończenia szkoły średniej z co najmniej czteroletnim odpowiednim doświadczeniem zawodowym.

Kompetencje i wartości

Wartości • Włączenie i szacunek dla różnorodności: szanuje i promuje różnice indywidualne i kulturowe; zachęca do różnorodności i integracji tam, gdzie to możliwe. • Uczciwość i przejrzystość: zachowuje wysokie standardy etyczne i działa w sposób zgodny z zasadami/regułami organizacyjnymi i normami postępowania. •Profesjonalizm: wykazuje zdolność do pracy w sposób opanowany, kompetentny i zaangażowany oraz wykazuje ostrożny osąd w stawianiu czoła codziennym wyzwaniom. Kluczowe kompetencje – wskaźniki behawioralne • Praca zespołowa: rozwija i promuje efektywną współpracę w ramach i między jednostkami w celu osiągnięcia wspólnych celów i optymalizacji wyników. • Dostarczanie wyników: wytwarza i dostarcza wyniki wysokiej jakości w sposób zorientowany na usługi i terminowy; jest zorientowany na działanie i zaangażowany w osiąganie uzgodnionych rezultatów. •Zarządzanie i dzielenie się wiedzą: nieustannie stara się uczyć, dzielić wiedzą i wprowadzać innowacje. • Odpowiedzialność: przejmuje odpowiedzialność za osiąganie priorytetów Organizacji oraz przyjmuje odpowiedzialność za własne działania i pracę delegowaną. •Komunikacja: zachęca i przyczynia się do jasnej i otwartej komunikacji; wyjaśnia złożone zagadnienia w sposób pouczający, inspirujący i motywujący.

Inne informacje

Warunki Inne informacje

Warunki mieszkaniowe i uwagi

Jako, że jest to zadanie ogólnokrajowego Wolontariusza ONZ, wolontariusz sam organizuje swoje zakwaterowanie. Biorąc pod uwagę obecną sytuację w kraju, Jednostka Przyjmująca może zastosować telepracę. Uprawnienia Narodowego Wolontariusza Młodzieży ONZ (Stacja Dyżurna w Kijowie) Jest to zadanie w pełnym wymiarze godzin. Umowa obowiązuje przez okres wskazany w ogłoszeniu o naborze z możliwością przedłużenia w zależności od dostępności środków finansowych, konieczności operacyjnej i satysfakcjonującej wydajności. Nie ma jednak nadziei na odnowienie przydziału. Zasiłki: • Zasiłek dla wolontariuszy (VLA): Zasiłek dla wolontariuszy (VLA) w wysokości 1227 USD (równowartość w UAH) jest wypłacany co miesiąc na pokrycie kosztów mieszkania, mediów i normalnych kosztów utrzymania. Obejmuje to różnice w dobrym samopoczuciu za okres, w którym ICSC stosuje klasyfikację trudności dla stanowisk służbowych na Ukrainie jako „E”. • Jednorazowa opłata wstępna 400 USD. Ubezpieczenie medyczne i na życie: • Ubezpieczenie medyczne: Wolontariusz ONZ i uprawnione osoby pozostające na utrzymaniu PFU otrzymają ubezpieczenie medyczne zapewniane przez UNV. Ochrona ubezpieczeniowa dla wolontariuszy ONZ rozpoczyna się od rozpoczęcia służby i zazwyczaj kończy się po upływie jednego miesiąca od ostatniego dnia obowiązywania umowy o wolontariat ONZ. • Ubezpieczenie na życie: Wolontariusze ONZ są objęci ubezpieczeniem na życie na czas trwania przydziału Wolontariuszy ONZ. Jeśli Wolontariusz ONZ umrze podczas wykonywania zadania jako Wolontariusz ONZ, uprawnieni wyznaczeni beneficjenci będą uprawnieni do otrzymania ryczałtowej sumy ubezpieczenia na życie. Uprawnienia urlopowe: • Urlop roczny: Wolontariusze ONZ nabywają prawo do 2. 5 dni urlopu wypoczynkowego za każdy ukończony miesiąc pracy jako wolontariusz ONZ. Niewykorzystany urlop roczny do maksymalnie 30 dni jest przenoszony w przypadku przedłużenia umowy w ramach tego samego przydziału wolontariuszy ONZ. Niewykorzystany naliczony urlop roczny nie może zostać przeniesiony w przypadku zmiany przydziału lub nowego zadania. • Urlop szkoleniowy: Z zastrzeżeniem zgody przełożonego i wymogów służby, wolontariusze ONZ mogą wnioskować o maksymalnie dziesięć dni roboczych urlopu szkoleniowego na kolejne 12 miesięcy przydziału wolontariusza ONZ, począwszy od daty rozpoczęcia służby, pod warunkiem wykorzystania urlopu szkoleniowego w ciągu okres obowiązywania umowy • Certyfikowane zwolnienie chorobowe: Wolontariusze ONZ mają prawo do maksymalnie 30 dni zwolnienia lekarskiego w cyklu 12-miesięcznym. Kwota ta jest zerowana co 12 miesięcy. • Niepotwierdzone zwolnienie chorobowe: Wolontariusze ONZ otrzymują siedem dni roboczych zwolnienia chorobowego bez zaświadczenia w roku kalendarzowym. Kwota ta zostanie zresetowana w ustalonym okresie interwału. i uwagi

Jako, że jest to zadanie ogólnokrajowego Wolontariusza ONZ, wolontariusz sam organizuje swoje zakwaterowanie. Biorąc pod uwagę obecną sytuację w kraju, Jednostka Przyjmująca może zastosować telepracę. Uprawnienia Narodowego Wolontariusza Młodzieży ONZ (Stacja Dyżurna w Kijowie) Jest to zadanie w pełnym wymiarze godzin. Umowa obowiązuje przez okres wskazany w ogłoszeniu o naborze z możliwością przedłużenia w zależności od dostępności środków finansowych, konieczności operacyjnej i satysfakcjonującej wydajności. Nie ma jednak nadziei na odnowienie przydziału. Zasiłki: • Zasiłek dla wolontariuszy (VLA): Zasiłek dla wolontariuszy (VLA) w wysokości 1227 USD (równowartość w UAH) jest wypłacany co miesiąc na pokrycie kosztów mieszkania, mediów i normalnych kosztów utrzymania. Obejmuje to różnice w dobrym samopoczuciu za okres, w którym ICSC stosuje klasyfikację trudności dla stanowisk służbowych na Ukrainie jako „E”. • Jednorazowa opłata wstępna 400 USD. Ubezpieczenie medyczne i na życie: • Ubezpieczenie medyczne: Wolontariusz ONZ i uprawnione osoby pozostające na utrzymaniu PFU otrzymają ubezpieczenie medyczne zapewniane przez UNV. Ochrona ubezpieczeniowa dla wolontariuszy ONZ rozpoczyna się od rozpoczęcia służby i zazwyczaj kończy się po upływie jednego miesiąca od ostatniego dnia obowiązywania umowy o wolontariat ONZ. • Ubezpieczenie na życie: Wolontariusze ONZ są objęci ubezpieczeniem na życie na czas trwania przydziału Wolontariuszy ONZ. Jeśli Wolontariusz ONZ umrze podczas wykonywania zadania jako Wolontariusz ONZ, uprawnieni wyznaczeni beneficjenci będą uprawnieni do otrzymania ryczałtowej sumy ubezpieczenia na życie. Uprawnienia urlopowe: • Urlop roczny: Wolontariusze ONZ nabywają prawo do 2. 5 dni urlopu wypoczynkowego za każdy ukończony miesiąc pracy jako wolontariusz ONZ. Niewykorzystany urlop roczny do maksymalnie 30 dni jest przenoszony w przypadku przedłużenia umowy w ramach tego samego przydziału wolontariuszy ONZ. Niewykorzystany naliczony urlop roczny nie może zostać przeniesiony w przypadku zmiany przydziału lub nowego zadania. • Urlop szkoleniowy: Z zastrzeżeniem zgody przełożonego i wymogów służby, wolontariusze ONZ mogą wnioskować o maksymalnie dziesięć dni roboczych urlopu szkoleniowego na kolejne 12 miesięcy przydziału wolontariusza ONZ, począwszy od daty rozpoczęcia służby, pod warunkiem wykorzystania urlopu szkoleniowego w ciągu okres obowiązywania umowy • Certyfikowane zwolnienie chorobowe: Wolontariusze ONZ mają prawo do maksymalnie 30 dni zwolnienia lekarskiego w cyklu 12-miesięcznym. Kwota ta jest zerowana co 12 miesięcy. • Niepotwierdzone zwolnienie chorobowe: Wolontariusze ONZ otrzymują siedem dni roboczych zwolnienia chorobowego bez zaświadczenia w roku kalendarzowym. Kwota ta zostanie zresetowana w ustalonym okresie interwału.

Oświadczenie o inkluzywności

Wolontariusze Organizacji Narodów Zjednoczonych to program równych szans, w którym przyjmowane są zgłoszenia od wykwalifikowanych specjalistów. Dążymy do osiągnięcia różnorodności pod względem płci, cech chronionych opieką. W ramach przestrzegania wartości UNV wszyscy wolontariusze ONZ zobowiązują się do zwalczania wszelkich form dyskryminacji oraz do promowania poszanowania praw człowieka i godności jednostki, bez względu na rasę, płeć, tożsamość płciową, religię, narodowość, pochodzenie etniczne, orientację seksualną, niepełnosprawność, ciążę, wiek, język, pochodzenie społeczne lub inny status.

Uwaga dotycząca wymagań dotyczących szczepień przeciwko Covid-19

Wybrani kandydaci do określonych grup zawodowych mogą podlegać obowiązkowi szczepienia (szczepienia), w tym przeciwko SARS-CoV-2 (Covid-19) zgodnie z obowiązującą polityką jednostki przyjmującej